Povinnost mít zřízenou datovou schránku se od roku 2023 dotkne celé řady subjektů. Mezi nimi jsou také místní organizace či pobočné spolky rybářských svazů. Jaký dopad to na fungování rybářských organizací bude mít? Přinese to úsporu času i peněz. Pro část funkcionářů ovšem může být výzva osvojit si nové dovednosti v oblasti informačních technologií,
Datová schránka je státem zřizovaná služba, která nahrazuje oficiální komunikaci pomocí úředních a doporučených dopisů. Jde o jakousi obdobu mailu. Umožňuje komunikovat online mezi různými subjekty a doručované zprávy mají stejný status jako například doporučená psaní.
Jejich odeslání a doručení je navíc garantované a prokazatelné pomocí záznamu v systému. Zcela tak nahradí písemnou oficiální a úřední korespondenci, což je primární smysl datových zpráv. Subjekt se zřízenou datovou schránkou by měl například se státními úřady komunikovat výhradně tímto způsobem a naopak.
Toto pravidlo sice v praxi zejména ze strany úředníků funguje ne vždy spolehlivě, do budoucna lze ale počítat s tím, že elektronická komunikace bude drtivě převládat.
Některé subjekty v rámci ČRS a MRS již datové schránky používají. Zbylé MO a PS si je mohou zřídit na kterémkoliv kontaktním místě Czech Pointu.
Pokud tak neučiní, stát jim datovou schránku zařídí automaticky v prvním kvartále roku 2023. Funkcionáři jednotlivých organizací o tom budou vyrozuměni úředním dopisem. A jak zmiňuje zpráva na webu severočeského ČRS, půjde o poslední papírový dopis, který od státu dostanou.
(Nutno ovšem poznamenat, že v praxi ne všechny státní úřady vždy dodržují vlastní zákony a vytrvale pokračují v písemné komunikaci i přes zřízenou datovku. Podobné zmatky jsou však snad na ústupu)
Rychlost doručení a úspora nákladů je hlavní výhodou datových schránek
Část veřejnosti má k datovým schránkám určitý odpor, pro fungování subjektů jako jsou například právě organizace rybářských svazů bude mít DS nesporné výhody.
Veškerá komunikace, která se dosud řešila pomocí doporučených dopisů se zrychlí. Zároveň dojde k úsporám finančních nákladů a času funkcionářů. Všechny zprávy směrem ke státním institucím jsou v datové schránce zcela zdarma.
Zatímco cena doporučeného dopisu se pohybuje kolem neuvěřitelných 60 korun za kus, zde nebude stát odeslání nic. Funkcionáři a administrativní síly navíc ušetří čas strávený přípravou zásilek v papírové podobě a cestami na poštu či osobním podáním na úřadu.
Odeslání datové zprávy je navíc stejně potvrzené jako v případě klasického doporučeného psaní.
Datové schránky lze navíc využít i k oficiální komunikaci se soukromými subjekty. V případě svazu jde například o dodavatele různých služeb či prací. Většina soukromých firem datové schránky vlastní z titulu plátce DPH a jedna zpráva mezi nestátními subjekty stojí pouhých 5 Kč.
Doporučené dopisy za tuto cenu nahradí datovka i v případě komunikace s řadovými členy, kteří datovou schránku také vlastní, (DS může používat každý občan). Teoreticky tak mohou DS být využity například k řešení korespondence ohledně přestupků.
Vzhledem k vysoké ceně klasických doporučených dopisů tak datovka přinese značnou úsporu do každé pokladny.
Přístup do schránky je navíc online a komunikovat lze prakticky odkudkoliv. Ideální je využít možnost notifikace, tedy upozornění na příchozí datovou zprávu, která přijde na klasický mail nebo smskou. V takovém případě vám žádná zpráva neunikne.
Strašák pro starší funkcionáře? Datovka není o moc složitější než e-mail, má ale svoje chytáky
Největší obavy z fungování datových schránek mají přirozeně v menších organizacích, kde je věkový průměr členů výboru v důchodovém věku. V rámci rybářského svazu dokonce existují MO, které nemají ani vlastní webové schránky a používají maximálně e-mail.
Datové schránky naštěstí nejsou v praxi o tolik složitější, kdo dokáže posílat e-maily se soubory v příloze, ten si poradí i s datovou schránkou. Hodit se bude například ještě schopnost ukládat či skenovat dokumenty do souborů PDF, což samo o sobě není až tak složité.
Přesto má datová schránka několik nuancí, na které si musí dát uživatel pozor nebo s nimi počítat.
Předně jde o poměrně složitá hesla a přihlašovací jména. Heslo má navíc omezenou platnost a je nutné jej každých několik měsíců měnit, k čemuž datová schránka sama vyzývá, V případě delšího nepřihlášení však může dojít k tomu, že se do schránky po dlouhé době nedostanete.
Jediným řešením je pak návštěva tzv. Czech pointu na libovolném úřadu či poště, kde se prokážete jako oprávněná osoba k používání příslušné schránky a obdržíte nové přístupové údaje.
Pozor na mizení zpráv, archivace je nutností
Dalším úskalím je automatické mazání zpráv, které ze schránky nenávratně mizí po 90 dnech. Pro archivaci lze využít placené služby tzv. trezoru. Ovšem vzhledem k ceně vázané na počet uložených zpráv jde o poměrně drahou záležitost a dává větší smysl si zprávy archivovat svépomocí.
Z bezpečnostních důvodů ideálně na PC v držení organizace a navíc ještě do vhodného cloudového úložiště. Tímto způsobem lze dlouhodobě uchovávat i všechna potvrzení o zprávách odeslaných, což se nedá než doporučit.
V případě potřeby lze samozřejmě zprávy také vytisknout a archivovat v papírové podobě.
Datové schránky i přes počáteční nedůvěru některých uživatelů určitě pomohou implementovat modernější formy komunikace, které se zatím v rámci rybářských svazů ne vždy využívají.
Je však nutno připomenout, že ve vývoji je aktuálně také RIS, neboli Rybářský Informační Systém. Tato aplikace by měla v nejbližších letech nastolit elektronickou komunikaci a řešení veškerých záležitostí napříč celým svazem a to i pro řadové členy.
Čtěte také:
Buďte první kdo přidá komentář